Due diligence is een doorlopend proces dat bedrijven helpt risico’s op het gebied van mensenrechten, arbeidsrechten en milieu in kaart te brengen en vervolgens te stoppen, te voorkomen of te beperken. Due diligence is een essentieel onderdeel van internationaal maatschappelijk verantwoord ondernemen (IMVO) en staat centraal in de internationaal erkende OESO-richtlijnen voor Multinationale Ondernemingen (2011) en de United Nations Guiding Principles (UNGPs). Due diligence wordt ook wel gepaste zorgvuldigheid of ketenverantwoordelijkheid genoemd.  

Het due diligence proces bestaat uit zes stappen die onder de afbeelding nader worden uitgelegd:

6 Stappen Due Diligence

.

De zes due diligence-stappen in het kort:

Een uitgebreide beschrijving van het due diligence proces is te vinden in de OESO Due Diligence Handreiking voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.

1. Integreer maatschappelijk verantwoord ondernemen in beleid en managementsystemen

  • Stel op, onderschrijf expliciet en publiceer MVO-beleid, gebaseerd op de OESO-richtlijnen. Als u al MVO-beleid heeft, toets en actualiseer dit beleid periodiek.
  • Integreer MVO-beleid in de managementstructuur en controlerende organen van de onderneming, zodat het deel gaat uitmaken van reguliere bedrijfsprocessen. Zorg daarnaast ook voor trainingen voor werknemers.
  • Neem MVO-verwachtingen mee in contacten met leveranciers en andere zakelijke relaties.

2. Identificeer en beoordeel daadwerkelijke en potentiële negatieve gevolgen van de activiteiten, producten of diensten van de onderneming

  • Voer een MVO-risicoanalyse uit en breng de bedrijfsactiviteiten en zakelijke relaties in kaart met betrekking tot (mogelijke) negatieve gevolgen. Hierbij staan niet de risico’s voor de onderneming centraal, maar die voor de (mogelijk) getroffen stakeholders, zoals werknemers of lokale gemeenschappen.
  • Stel op basis van de risicoanalyse de ernstigste negatieve gevolgen vast en prioriteer deze in volgorde van belangrijkheid. Kleine ondernemingen die een minder complexe waardeketen hebben, kunnen soms direct de belangrijkste negatieve gevolgen in kaart brengen.
  • Onderzoek vervolgens op welke manier de onderneming betrokken is bij deze mogelijke en daadwerkelijke negatieve gevolgen. Een onderneming kan een negatief gevolg zelf veroorzaken, eraan bijdragen, of direct verbonden zijn aan een negatief gevolg via een zakelijke relatie.
  • Stel op basis van de risicoprioritering en vorm van betrokkenheid vast welke negatieve gevolgen als eerste aangepakt dienen te worden aangepakt. Daarna komen de minder ernstige negatieve gevolgen aan de beurt.

3. Stop, voorkom en beperk negatieve gevolgen

  • Staak bedrijfsactiviteiten die negatieve gevolgen veroorzaken of eraan bijdragen.
  • Ontwikkel daarnaast plannen om (mogelijke) toekomstige negatieve gevolgen te voorkomen en verminderen. Doe dit op basis van de eerder gemaakte risicoprioritering.
  • Als uw bedrijf via een zakelijke relatie direct verbonden is aan een negatief gevolg zijn er een aantal reacties mogelijk. Uw bedrijf kan de relatie voorzetten, tijdelijk stopzetten, of geheel beëindigen na vergeefse pogingen tot vermindering van het negatieve gevolg. Het is echter essentieel dat uw bedrijf zich maximaal inzet voor verbetering van de situatie alvorens het ervoor kiest de relatie stop te zetten. Neem de mogelijke negatieve sociale en economische gevolgen van beëindiging mee in deze beslissing.
  • Leg duidelijk de IMVO-verwachtingen voor leveranciers, afnemers en andere zakelijke relaties vast.

4. Monitor de praktische toepassing van resultaten

  • Monitor periodiek de toepassing en effectiviteit van de genomen due diligence-maatregelen.
  • Onder deze maatregelen valt het identificeren, voorkomen en verminderen van negatieve gevolgen en het bieden van toegang tot herstel.
  • Beoordeel ook uw zakelijke relaties om na te gaan of de maatregelen worden uitgevoerd die de negatieve risico’s beperken.
  • Gebruik de conclusies van de monitoring om het due diligence-proces te verbeteren.

5. Communiceer hoe negatieve gevolgen worden aangepakt

  • Maak uw MVO-beleid publiek en wees transparant over de getroffen maatregelen om negatieve gevolgen aan te pakken en de effectiviteit hiervan. Doe dit bijvoorbeeld via het jaarverslag of via andere openbare berichten over duurzaamheid of verantwoord ondernemerschap.
  • Publiceer de bovenstaande informatie op een toegankelijke wijze.

6. Zorg voor herstelmaatregelen of werk hieraan mee wanneer dit van toepassing is

  • Biedt toegang tot herstel of werk hieraan mee als de onderneming negatieve gevolgen heeft veroorzaakt of eraan heeft bijgedragen.
  • Zorg ervoor dat getroffenen via het klachtenmechanisme klachten kunnen indienen en voor kunnen leggen aan de onderneming.
  • Het kan zinvol zijn om klachten voor te leggen aan een officieel herstelmechanisme, zoals het Nationaal Contactpunt voor de OESO-richtlijnen (NCP). Dit is vooral nuttig als beide partijen het oneens zijn over of de onderneming een negatief gevolg heeft veroorzaakt, of over de benodigde remedie. Lees hier meer over bemiddeling door het NCP.