Procedure 'indienen van meldingen' bij het NCP

Elke melding die het Nederlands Nationaal Contactpunt (NCP) ontvangt wordt op dezelfde manier behandeld. De procedure bestaat uit een aantal stappen.

De procedure bestaat uit een aantal stappen

(a) stappen in de behandeling van meldingen

Hierna volgt een korte beschrijving van de procedure die het NCP zal volgen naar aanleiding van de melding van vermeende schendingenvan de Richtlijnen in dit specifieke geval (zie ook pagina’s 44 en 45 van de Procedurele aanwijzingen van de Richtlijnen).


Ontvangstbevestiging (binnen zeven werkdagen na ontvangst door het secretariaat van het NCP).

Na ontvangst van een melding stuurt het NCP een ontvangstbevestiging aan de melder en bericht het betrokken bedrijf over de ontvangen melding. De brieven aan de melder en het bedrijf bevatten een beschrijving van de procedure.

Het NCP doet met deze ontvangstbevestiging aan de melder en berichtgeving aan het bedrijf nadrukkelijk geen uitspraak over de inhoud van de melding.

1. Eerste evaluatie (streeftermijn binnen 3 maanden na ontvangst van de melding)

Allereerst voert het NCP een evaluatie uit van de melding om te bepalen of nadere behandeling door het NCP gerechtvaardigd is. Hierbij betrekt het NCP de volgende aspecten:

  • is het Nederlandse NCP de juiste entiteit;
  • de identiteit van de persoon (c.q. organisatie) die de melding heeft gedaan en het belang dat deze bij de zaak heeft;
  • of het een wezenlijk, gemotiveerd probleem betreft;
  • of er een relatie is of kan worden verondersteld tussen de activiteiten van de onderneming en het probleem in het specifieke geval;
  • de relevantie van de toepasselijke wet en procedures, waaronder gerechtelijke uitspraken;
  • hoe gelijksoortige problemen in andere nationale of internationale procedures zijn of worden opgelost;
  • of behandeling van dit specifieke probleem bijdraagt tot de doelstellingen en effectiviteit van de Richtlijnen.

NCP past het principe van hoor en wederhoor toe. Tijdens de fase van eerste evaluatie voert het NCP met beide partijen afzonderlijke, vertrouwelijke gesprekken over de melding en bijbehorende overwegingen, tenzij het NCP op basis van de criteria uit de procedurele aanwijzingen reeds tot de conclusie is gekomen de melding niet in behandeling te nemen. Overigens kan het NCP ook na gesprekken met partijen besluiten de melding niet in behandeling te nemen.

Na deze eerste evaluatie stelt het NCP de betrokken partijen schriftelijk op de hoogte van zijn conclusie. Met deze mededeling motiveert het NCP zijn besluit om partijen al dan niet zijn "goede diensten" aan te bieden om via dialoog tot een oplossing te komen. In de ‘Procedurele aanwijzingen’ van de Richtlijnen wordt de hierop volgende fase van dialoog ‘nader onderzoek’ genoemd.

De betrokken partijen krijgen twee weken om op een conceptverklaring te reageren, waarna deze in eventueel aangepaste vorm zal worden gepubliceerd op de website van het NCP. De melding en de eventuele reactie van het bedrijf worden niet opgenomen in de verklaring.


2. Nader onderzoek/dialoog (streeftermijn binnen 6 maanden na afronding van de eerste evaluatie)

Het NCP wijst uit zijn midden twee behandelaars aan, die met de betrokken partijen ‘terms of reference’ zullen afspreken voor het vervolg van de procedure. Het overleg tussen bedrijf en stakeholders kan op verschillende manieren vormgegeven worden, bijvoorbeeld een dialoog of een mediation. Ook kan het NCP - in overleg met partijen - een externe conciliator of mediator aanstellen.

Het NCP maakt een eigen beknopt verslag van de uitkomsten van gesprekken in het kader van een melding en deelt dit met de partijen met wie het gesprek is gevoerd.

De fase van nader onderzoek / dialoog, die een “field visit” kan inhouden, eindigt wanneer de partijen tot een gezamenlijk gedragen oplossing zijn gekomen of wanneer het NCP tot de conclusie heeft moeten komen dat een dergelijke oplossing niet op redelijke termijn valt te voorzien. In beide gevallen stelt het NCP een eindverklaring op.

3. Afronding procedure / eindverklaring NCP (streeftermijn binnen 3 maanden na afronding van de nader onderzoek / dialoogfase)

Het NCP zal de procedure afronden door de resultaten van de procedure openbaar te maken in een eindverklaring. Vertrouwelijke gegevens die tijdens een mediation aan de mediator ter beschikking zijn gesteld, zullen voor de eindverklaring niet worden gebruikt.

Indien er een overeenkomst tussen partijen is bereikt zal het NCP daar in zijn eindverklaring naar verwijzen. De tekst van de overeenkomst wordt bij de eindverklaring gevoegd tenzij een van de partijen daar bezwaar tegen heeft. Mocht er geen overeenstemming tussen de partijen bereikt zijn, dan zal het NCP in zijn eindverklaring een kwalificatie geven van het verloop van het proces en aanbevelingen doen voor de naleving van de Richtlijnen.

De betrokken partijen krijgen twee weken om op een conceptverklaring te reageren, waarna deze eventueel wordt aangepast. De eindverklaring van het NCP wordt tenslotte gepubliceerd op de website van het NCP: www.oesorichtlijnen.nl.


4. Nazorg

Na afronding van de melding verzoekt het NCP betrokken partijen om het NCP van informatie te voorzien over eventuele voortgang van de implementatie van de gemaakte afspraken en/of aanbevelingen. Het NCP zal standaard één jaar na de eindverklaring een beknopte evaluatie van de implementatie van de gemaakte afspraken en/of aanbevelingen op de website publiceren.

(b) Vertrouwelijkheid en transparantie in relatie tot de procedure

Communicatie naar het publiek:

Uitgangspunt is dat geen van de betrokken partijen, noch het NCP, informatie openbaar zal maken, die in het kader van de melding en de daarop volgende procedure is ingebracht.

Uitzonderingen op het beginsel van vertrouwelijkheid zijn:

  • De eerste evaluatie zoals hierboven beschreven onder (a)1;
  • Indien de partij die informatie heeft verstrekt toestemming heeft gegeven voor openbaarmaking;
  • De eindverklaring van het NCP en de visie van de minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

Communicatie tussen de betrokken partijen:

Om een transparant proces te kunnen waarborgen, worden partijen aangemoedigd om al hun communicatie met elkaar te delen. Indien communicatie aan het NCP is gericht, zal het NCP ervoor zorgen dat de andere partij daarvan op de hoogte wordt gesteld, behalve als dat door de verschaffer van de informatie uitdrukkelijk niet wordt toegestaan.

Publieke uitspraken en optredens:

Partijen dienen zich bewust te zijn van de invloed van eventuele publieke uitspraken of optredens op het mogelijk succes van de procedure, ook al wordt met die uitspraken of optredens de vertrouwelijkheid van het NCP proces niet geschonden.

Dit betekent dat men tijdig reageert, waar gepast geheimhouding in acht neemt, zich onthoudt van foutieve weergave van het proces en van het dreigen met of het nemen van represailles tegen de partijen die betrokken zijn in de procedure, en oprecht deelneemt aan de procedures met het oog op het vinden van een oplossing voor de gemelde problemen in overeenstemming met de Richtlijnen. Als het NCP het vermoeden heeft dat een partij niet te goeder trouw handelt kan dit voor het NCP reden zijn om een melding niet in behandeling te nemen of om bemiddeling te beëindigen.

Om een zo goed mogelijk verloop van de procedure te kunnen faciliteren, zijn een aantal afspraken van toepassing op de meldingsprocedure over vertrouwelijkheid en transparantie.