Elke partij die op enige wijze betrokken is bij een vermeende schending van de OESO-richtlijnen door een multinationale onderneming kan bij een NCP hierover een melding indienen. Hieronder wordt beschreven aan welke vereisten een melding behoort te voldoen.
Meld een vermeende schending van de OESO-richtlijnen
Vermoedt u dat een bedrijf de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen niet naleeft? Dan kunt u een melding indienen door het meldingsformulier hieronder in te vullen. Wij vragen u daarnaast om als bijlage een duidelijke en gedetailleerde beschrijving van uw kwestie toe te voegen.
U kunt meldingen indienen over:
- Nederlandse multinationale ondernemingen; en
- buitenlandse ondernemingen die entiteiten of activiteiten in Nederland hebben, of waarbij in Nederland besluiten zijn genomen die hebben geleid tot de vermeende impact.
Als meer dan één onderneming betrokken is, kunt u een melding indienen tegen meerdere ondernemingen, mits ten minste één van deze ondernemingen in Nederland is gevestigd of activiteiten in Nederland heeft.
Wat u moet weten over de NCP-meldingsprocedure
Het Nederlandse Nationaal Contactpunt (NCP) behandelt meldingen over de naleving van de OESO-richtlijnen door Nederlandse multinationale ondernemingen, en door buitenlandse ondernemingen met entiteiten in Nederland waar besluiten zijn genomen die hebben geleid tot de vermeende impact.
Na ontvangst van een melding kan het NCP besluiten een initiële beoordeling (initial assessment) uit te voeren om te bepalen of de gemelde kwestie nader onderzoek rechtvaardigt. Als dat het geval is, biedt het NCP zijn goede diensten aan, doorgaans in de vorm van dialoog of bemiddeling, om te proberen tot overeenstemming te komen tussen het bedrijf en de melder(s).
Als bemiddeling niet wordt geaccepteerd, of als de partijen geen overeenstemming bereiken, gaat het NCP over tot een onafhankelijk nader onderzoek van de in de melding opgeworpen kwesties en kan het beoordelen in hoeverre de onderneming de OESO-richtlijnen heeft nageleefd met betrekking tot deze kwesties.
Wanneer de procedure is afgerond, publiceert het NCP, ongeacht de uitkomst, een eindverklaring. Deze eindverklaring kan onder meer bevatten:
- een overzicht van de gemelde kwesties, de standpunten van de partijen en het verloop van de procedure;
- informatie over een eventueel bereikte gezamenlijke oplossing (voor zover de partijen instemmen met publicatie);
- conclusies van het NCP over de naleving van de OESO-richtlijnen door de onderneming met betrekking tot de gemelde kwesties;
- aanbevelingen van het NCP over de toepassing van de OESO-richtlijnen in relatie tot de gemelde kwesties.
Eén jaar na afronding van de NCP-procedure start het NCP een follow-up met beperkte reikwijdte, om na te gaan in hoeverre:
- een eventuele overeenkomst tussen partijen is geïmplementeerd; en
- eventuele aanbevelingen van het NCP zijn opgevolgd.
De uitkomst van deze follow-up wordt gepubliceerd in een follow-upverklaring.
Houd er rekening mee dat de OESO-richtlijnen niet juridisch bindend zijn voor ondernemingen en dat de NCP-procedure geen gerechtelijke procedure is. Het NCP kan geen sancties of boetes opleggen, geen maatregelen afdwingen en geen schadevergoeding toekennen. Het doel van de NCP-procedure is om de effectiviteit van de OESO-richtlijnen te vergroten door bij te dragen aan de oplossing van kwesties die zich voordoen bij de toepassing ervan en door een forum te bieden voor dialoog.
1. Indiening en voorlopige toets
Na ontvangst van uw melding en de bijbehorende stukken controleert het NCP eerst:
- of de melding binnen het mandaat van het NCP valt; en
- of er voldoende aanknopingspunten met Nederland zijn (bijvoorbeeld een Nederlands bedrijf of een buitenlands bedrijf met relevante activiteiten of besluitvorming in Nederland).
Als dat het geval is, zal het NCP in de regel een kennismakingsgesprek (fysiek of online) met u voeren, en een afzonderlijk kennismakingsgesprek met het bedrijf.
2. Initiële beoordeling
Vervolgens beoordeelt het NCP of uw melding voldoet aan de criteria voor de initiële beoordeling zoals vastgelegd in de OESO-richtlijnen. Deze criteria zijn beschreven in hoofdstuk 2 van de procedure voor specifieke gevallen van het Nederlandse NCP.
In zaken waarin ondernemingen of kwesties betrokken zijn die zich ook bevinden in, of zijn ontstaan in, andere landen met een NCP, stemmen de betrokken NCP’s eerst onderling af welk NCP de zaak zal behandelen.
Als het NCP op basis van de initiële beoordeling tot de conclusie komt dat de gemelde kwestie nader onderzoek rechtvaardigt, wordt de melding geaccepteerd voor verdere behandeling.
3. Bemiddeling en/of nader onderzoek
Als de melding wordt geaccepteerd:
- biedt het NCP bemiddeling (of een andere vorm van gefaciliteerde dialoog) aan tussen u en het bedrijf, met als doel tot een gezamenlijke oplossing te komen voor de in uw melding opgeworpen kwesties;
- als de partijen bemiddeling niet accepteren, of als bemiddeling niet tot een overeenkomst leidt, kan het NCP overgaan tot een onafhankelijk nader onderzoek van de in uw melding opgeworpen kwesties. In dat geval kan het NCP beoordelen in hoeverre de onderneming de OESO-richtlijnen heeft nageleefd met betrekking tot deze kwesties en aanbevelingen doen.
De informatie die u verstrekt over:
- de kwestie,
- de betrokken onderneming(en), en
- de betrokkenheid van de onderneming(en) bij de kwestie,
wordt gedeeld met de betreffende onderneming(en).
Het NCP publiceert daarnaast basisinformatie over uw melding op zijn website, waaronder:
- de naam van de melder (tenzij om anonimiteit is verzocht en deze is toegekend),
- de naam van de onderneming(en), en
- de datum van ontvangst van de melding.
Beperk persoonsgegevens (zoals namen, contactgegevens of ID-nummers) tot wat relevant is voor de zaak. Neem geen gevoelige persoonsgegevens op (bijvoorbeeld over gezondheid, etniciteit, religie of politieke opvattingen), tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de melding.
Persoonsidentiteiten kunnen om veiligheids- of privacyredenen vertrouwelijk worden gehouden. Geef in uw melding duidelijk aan als u anoniem wilt blijven of als u bepaalde informatie vertrouwelijk wilt laten behandelen. Informeer het NCP ook als u aanwijzingen heeft dat het indienen van uw melding kan leiden tot represailles tegen uzelf of anderen.
Het NCP zal dergelijke informatie met bijzondere zorg behandelen en met u bespreken hoe het proces zo kan worden ingericht dat de risico’s zoveel mogelijk worden beperkt.
De rol van het NCP bij het ontvangen en behandelen van uw melding is gebaseerd op de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het doel van de richtlijnen is om verantwoord ondernemen te bevorderen door duidelijk te maken dat van ondernemingen wordt verwacht dat zij negatieve impact op mens en milieu voorkomen, mitigeren en, waar passend, herstellen, voor zover deze negatieve impact direct of indirect wordt veroorzaakt door, of verbonden is met, hun bedrijfsactiviteiten.
De OESO-richtlijnen zijn een set vrijwillige beginselen en normen waarvan de OESO-lidstaten, waaronder Nederland, verwachten dat ondernemingen die in of vanuit hun grondgebied opereren, deze naleven. De richtlijnen scheppen geen directe juridische verplichtingen voor ondernemingen.
In lijn met het niet-bindende karakter van de OESO-richtlijnen:
- is de NCP-procedure geen gerechtelijke procedure;
- kan het NCP geen boetes of andere sancties opleggen;
- kan het NCP ondernemingen of melders niet dwingen tot specifieke acties;
- kan het NCP geen schadevergoeding opleggen.
In plaats daarvan:
- biedt het NCP een forum voor dialoog en bemiddeling;
- ondersteunt het NCP een constructieve dialoog tussen de partijen;
- kan het NCP een overeenkomst tussen de partijen faciliteren;
- kan het NCP conclusies trekken over de naleving van de OESO-richtlijnen;
- kan het NCP aanbevelingen doen om het gedrag van ondernemingen meer in lijn te brengen met de OESO-richtlijnen.
Het meldingsformulier invullen
Om uw melding in te dienen:
- Vul het meldingsformulier in met uw contactgegevens, informatie over de betrokken onderneming(en) en een korte beschrijving van de kwestie.
- Voeg als bijlage een afzonderlijke, gedetailleerde beschrijving van de kwestie toe, met daarin:
- de relevante feiten en tijdlijn;
- de specifieke hoofdstukken of thema’s van de OESO-richtlijnen waarvan u meent dat deze zijn geschonden (voor zover bekend);
- eventuele ondersteunende documentatie (bijvoorbeeld correspondentie, rapporten, foto’s of getuigenverklaringen).
U kunt het ingevulde formulier en de bijlagen vervolgens indienen bij het Nederlandse NCP. De melding zal vervolgens beoordeeld worden op een aantal criteria om te bepalen of de melding wel of niet verder in behandeling genomen zal worden. U kunt hierover alles lezen in de procedure 'indienen van specifieke gevallen' bij het Nederlandse NCP.